ĐẶT VẤN ĐỀ

Hiện nay tại Việt Nam, việc lưu trữ dữ liệu trên Cloud và Google Drive không còn quá xa lạ với người dùng. Công cụ này giúp người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi,ở nơi làm việc hoặc các địa điểm khác phù hợp với các hoàn cảnh làm việc từ xa. Và có thể sử dụng các thiết bị cá nhân như (laptop, PC, Mobile,…) để truy cập và tương tác với dữ liệu. Tuy nhiên có một số hạn chế như:

• Khách hàng chưa thiết lập quy định về chia sẻ, phân quyền dữ liệu.
• Dữ liệu được lưu phân tán và chưa được quản lý tập trung
• Chưa có các quy trình, phương án cụ thể giải quyết dữ liệu cho nhân viên nghỉ việc
• Chưa kiểm tra hành vi người dùng tương tác đến dữ liệu dẫn đến việc rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài.
• Không tận dụng được hết tài nguyên sẵn có của bộ công cụ,…

PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT

Google Drive là bộ công cụ lưu trữ dành cho doanh nghiệp, với công cụ này người dùng có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi và trên các thiết bị khác nhau.

Người dùng sử dụng thiết bị cá nhân truy cập và tương tác với Google Drive theo 2 cách:

• Tương tác trực tiếp với Google Drive thông qua giao diện Web, ứng dụng trên hệ điều hành Android và IOS.
• Sử dụng công cụ Google Drive for Desktop để truy vấn và động bộ dữ liệu từ máy tính cá nhân lên Google Drive

CMC Telecom sẽ hỗ trợ  khách hành áp dụng một số quy tắc thực tiễn được giới thiệu từ hãng cho việc cài đặt Google Drive như:

• Thiết lập phân quyền và chia sẻ dữ liệu trong My Drive
• Hướng dẫn cộng tác và phân quyền trong Shared Drive.
• Hướng dẫn kiểm tra các hành vi người dùng thông qua Drive Log Search
• Hướng dẫn backup dữ liệu và xử lý tài khoản nhân viên nghỉ việc,…

CÁCH THIẾT LẬP

Thiết lập chia sẻ dữ liệu trên Admin Console

Quản trị viên có thể thiết lập việc chia sẻ dữ liệu của người dùng trong tổ chức thông qua 3 hình thức:

• Chỉ chia sẻ dữ liệu nội bộ: Với tính năng này người dùng sẽ không được phép chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài tổ chức. Áp dụng cho các phòng ban cần bảo mật như : Kế toán, Kiểm soát nội bộ,…

• Chia sẻ dữ liệu với các miền trong danh sách cho phép: Với tính năng ngày người dùng có thể chia sẻ dữ liệu nội bộ và các miền được cho vào danh sách chia sẻ: Áp dụng cho cho Khách hàng có nhiều hệ thống khác nhau và chỉ muốn người dùng chia sẻ tài liệu với các hệ thống đó. Quản trị viên có thể thiết lập chia sẻ dữ liệu với các domain whitelist.
• Cho phép người dùng chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài tổ chức. Với tính năng này người dùng có thể chia sẻ dữ liệu với bất kỳ ai ngoài miền. Quản trị viên nên bật cảnh báo cho người dùng biết việc họ chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài.

Hướng dẫn chia sẻ dữ liệu người dùng trong My Drive

My Drive (Bộ nhớ riêng người dùng): Đây là bộ nhớ cá nhân của mỗi người dùng. Người dùng có thể tạo file và lưu trữ các tài liệu cá nhân ở đây. Và người dùng có thể chia sẻ cũng như cộng tác với các người dùng khác.

Người dùng có thể chia sẻ quyền cộng tác tài liệu với các quyền như:

• Người xem – Viewer : Người dùng chỉ có thể xem nội dung
• Người nhận xét – Commentor : Người dùng có thể để lại bình luận và gợi ý chỉnh sửa
• Người chỉnh sửa – Editor : Người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu

  Người dùng có thể chia sẻ dữ liệu bằng cách:

• Bị hạn chế – Restrict : Chỉ chia sẻ dữ liệu với những người dùng cụ thể
• Your Company: Những người trong tổ chức có thể xem được tài liệu chia sẻ
• Bất kỳ ai có đường dẫn liên kết- Anyone with link: Người dùng nên hạn chế tính năng này tránh việc bị rỏ rỉ dữ liệu ra bên ngoài tổ chức.

Ngoài ra người dùng có thể thiết lập cài đặt chia sẻ :

• Người chỉnh sửa có thể thay đổi các cuyền và chia sẻ
• Người xem và người nhận xét có thể thấy tuỳ chọn để tải xuống, in và sao chép.

Hướng dẫn sử dụng Shared Drive.

Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung): Là bộ nhớ tạo ra để sử dụng chung để các thành viên tạo tài liệu, chia sẻ và cộng tác với nhau. Tất cả các dữ liệu, tài liệu trong bộ nhớ dùng chung sẽ không thuộc bất kỳ các nhân nào, khi một thành viên nào đó rời đi thì tất cả các dữ liệu của thành viên đó trong bộ nhớ dùng chung sẽ không bị mất và bảo toàn dữ liệu. Ngoài ra có thể có các cài đặt truy cập nâng cao hơn vào bộ nhớ dùng chung.

Sự khác biệt giữa My Drive và Shared Drive

Các quyền chia sẻ dữ liệu trong Share Drive:

• Người quản lý – Manager
• Người quản trị nội dung – Content Manager
• Người đóng góp – Contributor
• Người bình luận – Commenter
• Người xem – Viewer

Cài đặt cho Shared Drive trên Admin Console.

• Cho phép/không cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung
• Cho phép thành viên với quyền Manager ghi đè các cài đặt trong Shared Drive
• Cho phép người dùng bên ngoài tổ chức có thể cộng tác trong Shared Drive
• Cho phép người dùng không phải thành viên trong Shared Drive có thể thêm tài liệu
• Cho phép Viewer và Commentor có quyền Download, print và copy tài liệu.

Kiểm tra hành động người dùng thông qua Drive Log Search

Quản trị viên có thể kiểm tra các hành vi của người dùng liên quan đến dữ liệu của tổ chức như:

• Thêm, sửa, xoá tài liệu
• Thay đổi quyền truy cập tài liệu
• Phân loại tài liệu, hành vi người dùng ,…

Từ đó quản trị viên sẽ có những hành động tiếp theo đến người dùng như: Xử lý việc mất file, rỏ rỉ file ra bên ngoài tổ chức.