Hiện trạng

Nhiều tổ chức và doanh nghiệp đang đối mặt với sự gia tăng đột biến về khối lượng và độ phức tạp của dữ liệu trên nhiều thiết bị, ứng dụng và không gian làm việc.

• Việc quản lý hiệu quả thông tin này đóng vai trò then chốt, không chỉ để tuân thủ các quy định ràng buộc của ngành hoặc chính sách nội bộ, mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo mật. Bên cạnh yêu cầu lưu giữ dữ liệu, quản trị viên thường cần quyền truy cập vào dữ liệu của người dùng cho mục đích pháp lý, điều tra kinh doanh hoặc lý do khác của doanh nghiệp.
• Tuy nhiên, phương pháp truyền thống để thiết lập, tích hợp và quản lý công cụ eDiscovery của bên thứ ba thường tiêu tốn nhiều chi phí và thời gian, gây cản trở đáng kể cho hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp ngày nay đòi hỏi công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp quản trị viên tìm kiếm thông tin công ty nhanh chóng và chính xác, đồng thời phản hồi kịp thời các yêu cầu dữ liệu khi chúng phát sinh.

Giải pháp

• Google Vault là một giải pháp khám phá điện tử và quản trị thông tin tích hợp dành cho Google Workspace. Với Vault, doanh nghiệp có thể giữ lại, lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu nhân viên mà không cần triển khai thêm. Vault cho phép doanh nghiệp quản lý dữ liệu Google Workspace của tổ chức mình bằng cách sử dụng các quy tắc lưu giữ  (Hold/ Retain) và hợp lý hóa quy trình làm việc của eDiscovery bằng khả năng tìm kiếm và xuất.

Lợi ích

1. Bảo mật:
   Vault cung cấp khả năng lưu giữ dữ liệu liền mạch, ngay cả trong trường hợp dữ liệu của người dùng vô tình hoặc cố ý xóa. Về mặt kiểm soát quyền truy cập, doanh nghiệp/tổ chức quản lý những quản trị viên nào có thể sử dụng Vault và những hành động nào họ có thể thực hiện. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu doanh nghiệp/tổ chức.
2. Tính đơn giản:
   Vault hoàn toàn dựa trên web và được tích hợp với Google Workspace nên không cần phải cài đặt hay duy trì giải pháp sao lưu hoặc lưu giữ dữ liệu bổ sung. Quản trị viên chỉ cần chỉ định dịch vụ nào họ muốn tìm kiếm và kết quả tìm kiếm sẽ xuất hiện trực tiếp trong bảng điều khiển một cách nhanh chóng và dễ dàng.
3. Tính linh hoạt:
   Tùy chỉnh quy tắc lưu giữ dữ liệu theo loại dữ liệu và đơn vị tổ chức để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp/tổ chức. Những người dùng khác nhau làm việc với dữ liệu khác nhau và do đó có nhu cầu bảo mật khác nhau và Vault giúp dễ dàng thực thi mức bảo mật phù hợp cho từng bộ phận.

Phương pháp thực hiện

1. Quản trị thông tin- Information Governance:
   Với Vault, quản trị viên có thể thiết lập, cài đặt quy tắc lưu giữ mặc định hoặc tùy chỉnh để chủ động kiểm soát thời gian lưu giữ dữ liệu. Dữ liệu có thể truy cập được từ Vault ngay cả khi người dùng xóa dữ liệu đó và dọn sạch thùng rác của họ, đồng thời bạn có thể xóa dữ liệu khỏi Vault khi không cần đến dữ liệu đó nữa.

   Quy tắc lưu giữ mặc định: Các quy tắc lưu giữ mặc định được áp dụng cho từng dịch vụ của tổ chức. Các quy tắc có thể được đặt thành “vô thời hạn” để lưu trữ dữ liệu vĩnh viễn hoặc một khoảng thời gian lưu trữ cụ thể (số ngày), sau đó tài nguyên dịch vụ sẽ được xoá.Quy tắc lưu giữ tuỳ chỉnh: Khác với quy tắc mặc định, quy tắc tuỳ chỉnh có thể được cài đặt và áp dụng cho các đơn vị tổ chức (OU) hoặc nhóm cụ thể cho từng dịch vụ. Quản trị viên có thể cài đặt nhiều quy tắc tuỳ chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp và dữ liệu được lưu giữ theo quy tắc có thời hạn gần nhất.

2. eDisovery:
   Vault tạo điều kiện thuận lợi cho các nhiệm vụ eDiscovery và điều tra pháp lý bằng cách tổ chức dữ liệu theo các chủ đề. Từ bên trong mỗi vấn đề, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, xuất và chia sẻ dữ liệu liên quan đến chủ đề đó cũng như đặt các quy định lưu giữ dữ liệu cụ thể đối với nội dung liên quan.

   • Retention: Tính năng Retention trong Google Vault giúp bảo vệ dữ liệu tổ chức khỏi việc xóa bằng cách sử dụng quy tắc giữ dữ liệu mặc định hoặc tùy chỉnh theo loại dữ liệu, người dùng, khoảng thời gian, v.v., và hỗ trợ dữ liệu trong Gmail, Drive, Chat, và nhiều hơn nữa mà không cần sao lưu riêng.

   • Matters: Tính năng Matters trong Google Vault là các hộp chứa để quản lý việc giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu eDiscovery, cho phép quản lý dự án eDiscovery bằng cách sử dụng các vấn đề khác nhau, tạo tìm kiếm, giữ và xuất theo vấn đề, chia sẻ vấn đề với người dùng khác để cộng tác, và đóng, xóa, và khôi phục vấn đề trong quá trình eDiscovery.

   • Search: Tính năng Search trong Google Vault giúp khám phá và hành động trên dữ liệu trong một vấn đề, xác định các truy vấn tìm kiếm trên dữ liệu và người dùng, xuất kết quả tìm kiếm ra nhiều định dạng dữ liệu, thu hẹp kết quả tìm kiếm vào các khoảng thời gian cụ thể, và tùy chỉnh tiêu chí tìm kiếm với các toán tử logic.

   • Holds : Tính năng Hold trong Google Vault giúp ngăn chặn việc xóa dữ liệu vô thời hạn, thực thi thêm bảo vệ dữ liệu liên quan đến một vấn đề, dữ liệu không thể được dọn dẹp cho đến khi gỡ bỏ lệnh giữ, ghi đè lên bất kỳ quy tắc giữ dữ liệu mặc định hoặc tùy chỉnh nào, và hỗ trợ dữ liệu trong Gmail, Drive, Chat, và nhiều hơn nữa.

3. Nhật ký kiểm tra – Audit logs:
   Vault bao gồm nhật ký kiểm tra chi tiết về hoạt động liên quan đến Vault để giúp tổ chức xác minh rằng nó đang được sử dụng theo chính sách của công ty.

Một số kịch bản sử dụng Google Vault phổ biến ở Việt Nam:

• Tuân thủ quy định: Vault giúp các tổ chức tuân thủ các quy định của ngành và chính sách nội bộ bằng cách lưu giữ dữ liệu theo yêu cầu. Ví dụ, các tổ chức tài chính có thể sử dụng Vault để tuân thủ các quy định về lưu giữ hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

• Phản hồi yêu cầu eDiscovery: Vault giúp các tổ chức dễ dàng tìm kiếm và xuất dữ liệu liên quan đến các vụ kiện tụng, điều tra và các yêu cầu eDiscovery khác. Điều này có thể giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các tổ chức.

• Điều tra nội bộ: Vault có thể được sử dụng để điều tra các hành vi sai trái của nhân viên, vi phạm bảo mật dữ liệu và các vấn đề nội bộ khác.

• Quản lý rủi ro: Vault giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro bằng cách bảo vệ dữ liệu khỏi bị xóa hoặc truy cập trái phép,

Google Vault là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp các tổ chức cải thiện bảo mật dữ liệu, giảm thiểu rủi ro, tuân thủ các quy định và tăng hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản trị thông tin và khám phá điện tử cho Google Workspace, thì Google Vault là một lựa chọn tuyệt vời.

Lưu ý:

• • Google Vault là một dịch vụ trả phí.

  • Vault có sẵn cho tất cả các phiên bản Google Workspace và khả dụng từ phiên bản Business Plus trở lên.

  • Bạn có thể tìm hiểu thêm về Google Vault tại https://support.google.com/a/answer/2462365?hl=en.